Conditions générales d’utilisation

1. Objet

Les présentes conditions générales d’utilisation (CGU) définissent les règles d’accès et d’utilisation des services Mahiyan Brain et Mahiyan Agents, édités par V-labs (EURL, RCS Chartres 800 836 132, siège 3 Rue Auguste Rodin Bât 23, 28630 Le Coudray). Elles complètent les conditions générales de vente (CGV), qui régissent la souscription et la relation commerciale. En cas de contradiction, les CGV prévalent sur les présentes CGU pour ce qui concerne les conditions commerciales.

2. Définitions

• Service : les services Mahiyan Brain et Mahiyan Agents, l’interface web Mahiyan, l’accès par WhatsApp lorsqu’il est prévu, les connexions aux Assistants tiers, les API et intégrations.
• Client : le professionnel ayant souscrit au Service dans les conditions des CGV.
• Utilisateur : toute personne autorisée par le Client à accéder au Service au moyen des identifiants du compte (collaborateurs, préposés).
• Sources : les messageries, réunions, échanges internes, documents, logiciels et autres contenus que le Client connecte ou confie au Service.
• Mémoire : les informations organisées par Mahiyan Brain à partir des Sources.
• Agent : un agent d’intelligence artificielle configuré par V-labs pour un processus métier du Client.
• Actions : les opérations qu’un Agent réalise dans les logiciels du Client (par exemple préparer un document, mettre à jour un dossier ou transmettre des informations d’un logiciel à un autre).
• Contenus générés : les réponses, synthèses, documents et autres sorties produites par le Service.
• Assistant tiers : un assistant d’intelligence artificielle édité par un tiers (ChatGPT, Claude ou un autre) depuis lequel un Utilisateur peut interroger Mahiyan grâce à une connexion compatible.

3. Accès au Service

Le Service est réservé aux professionnels. L’accès est ouvert après la souscription et la mise en place prévues par les CGV. Les Utilisateurs accèdent au Service depuis l’interface web Mahiyan, depuis WhatsApp lorsque ce canal est prévu, ou depuis un Assistant tiers compatible, dans les limites de l’offre souscrite. Le Client fait son affaire de disposer des équipements, des abonnements et de la connexion nécessaires.

4. Compte, Utilisateurs et droits d’accès

Le Client est responsable de l’attribution et de la gestion des accès au sein de son organisation. Il définit, avec V-labs lors de la conception, les droits d’accès de chaque Utilisateur. Ces droits s’appliquent aux informations de la Mémoire et aux réponses produites par l’IA, quel que soit le canal utilisé. Le Client les tient à jour, notamment lors de l’arrivée ou du départ d’un collaborateur.

Le nombre de collaborateurs utilisant le Service est pris en compte dans l’offre souscrite (voir les CGV). Le Client veille à la confidentialité des identifiants et est responsable de toute utilisation du Service réalisée au moyen de son compte. Toute utilisation non autorisée portée à sa connaissance doit être signalée sans délai à V-labs.

5. Sources connectées et conservation des données

Le Client, responsable de traitement, définit les Sources connectées au Service et la durée de conservation de ses données. Les Sources sont choisies avec V-labs avant la mise en service, en retenant les informations utiles aux usages prévus. Les connexions reposent sur les autorisations que le Client ou ses Utilisateurs donnent à leurs propres outils (messagerie, agenda, outils de réunion, stockage de documents, logiciels métiers), qui restent régis par les conditions de leurs éditeurs.

Le Client garantit disposer de l’ensemble des droits nécessaires sur les Sources et avoir informé les personnes concernées. Par défaut, les données du Service sont conservées pendant toute la durée du contrat, sans suppression automatique. Le Client choisit la profondeur d’historique importée lors de la conception personnalisée et peut, à tout moment, sur simple demande auprès de V-labs (ou depuis son espace lorsque cette fonctionnalité sera disponible), fixer une durée de conservation, déconnecter une Source ou demander la suppression de données. Les données correspondantes sont alors supprimées de la Mémoire dans les délais indiqués dans la politique de confidentialité.

6. Utilisation depuis un Assistant tiers

Lorsque cette connexion est établie, les Utilisateurs peuvent interroger Mahiyan Brain ou solliciter un Agent depuis un Assistant tiers compatible, selon les possibilités de connexion de cet assistant et l’abonnement souscrit auprès de son éditeur.

Les droits d’accès définis dans Mahiyan s’appliquent : depuis un Assistant tiers, un Utilisateur n’obtient que les informations auxquelles il est autorisé à accéder dans Mahiyan.

Les demandes de l’Utilisateur et les informations que Mahiyan lui retourne transitent par l’Assistant tiers et sont traitées par son éditeur, sous le compte de l’Utilisateur ou du Client et selon les conditions et paramètres de confidentialité acceptés auprès de cet éditeur. Ces traitements relèvent de la relation entre le Client et l’éditeur concerné : V-labs n’en est pas responsable, pas plus que de la disponibilité ou du fonctionnement de l’Assistant tiers. Il appartient au Client de vérifier que ces conditions conviennent aux informations consultées par ses Utilisateurs.

Les coûts propres à l’Assistant tiers restent à la charge du Client ; les traitements réalisés par Mahiyan à cette occasion consomment les crédits IA dans les conditions des CGV.

7. Agents et Actions

Les Actions qu’un Agent peut réaliser sont définies avec le Client lors de sa configuration. Certaines peuvent être exécutées automatiquement ; d’autres, notamment les Actions sensibles (envoi d’un devis, modification d’informations sensibles, certaines communications externes), peuvent être soumises à la validation préalable d’un Utilisateur. Un Agent agit dans les logiciels auxquels il a été connecté et dans la limite des autorisations qui lui ont été données.

Le Client vérifie la configuration lors des tests, signale sans délai à V-labs tout fonctionnement anormal et répond des Actions exécutées conformément à cette configuration ou validées par ses Utilisateurs.

8. Contenus générés

Le Service repose sur l’intelligence artificielle. Les Contenus générés peuvent être incomplets, imprécis ou erronés. Le Client et les Utilisateurs vérifient les éléments importants, notamment à partir des sources d’origine, avant de les utiliser ou de les transmettre. Le Client est seul responsable de l’usage qu’il fait des Contenus générés.

9. Usage acceptable

Le Client et les Utilisateurs s’engagent à utiliser le Service de manière licite, loyale et conforme à sa destination. Sont notamment interdits :

• l’utilisation du Service à des fins illicites, frauduleuses ou portant atteinte aux droits de tiers ;
• l’injection, dans les Sources, de contenus illicites, ou de contenus sur lesquels le Client ne détient pas les droits nécessaires ;
• toute tentative d’accès non autorisé, de contournement des limites d’usage, des droits d’accès, des mécanismes de sécurité ou du cloisonnement entre comptes ;
• toute action visant à perturber, surcharger ou dégrader le fonctionnement du Service ;
• la revente, la mise à disposition ou le partage du Service avec des tiers en dehors du cadre prévu par l’offre souscrite.

10. Règlement européen sur l’intelligence artificielle

Le présent article s’applique au regard du règlement (UE) 2024/1689 du 13 juin 2024 établissant des règles harmonisées concernant l’intelligence artificielle, tel que modifié.

10.1 Destination

Mahiyan Brain est destiné à retrouver et synthétiser les informations professionnelles de l’entreprise pour ses Utilisateurs autorisés. Chaque Agent est destiné au processus décrit dans sa fiche de configuration. Le Service n’est pas conçu pour préparer ou prendre des décisions concernant des personnes physiques.

10.2 Usages exclus

Le Client s’interdit d’utiliser le Service, y compris Mahiyan Brain, pour :

• recruter ou sélectionner des personnes, notamment trier, filtrer ou évaluer des candidatures ;
• préparer ou prendre des décisions relatives aux conditions de travail, à la promotion ou à la rupture du contrat, attribuer des tâches en fonction du comportement ou de traits personnels, ou surveiller ou évaluer la performance ou le comportement de ses collaborateurs ;
• évaluer la solvabilité ou établir une note de crédit de personnes physiques, ou évaluer les risques et tarifer une assurance vie ou santé ;
• évaluer des apprenants ou décider de l’accès à une formation ;
• déduire les émotions de personnes physiques ou les catégoriser à partir de données biométriques ;
• mettre en œuvre une pratique interdite par l’article 5 du règlement (UE) 2024/1689.

Tout projet relevant de l’un de ces domaines fait l’objet, le cas échéant, d’un contrat spécifique distinct, que V-labs peut refuser. En cas d’usage exclu, V-labs peut suspendre l’Agent ou le Service concerné dans les conditions de l’article 14.

10.3 Système non destiné au haut risque

V-labs indique expressément que le Service n’est pas destiné à être transformé en système d’IA à haut risque ni utilisé comme tel au sens du règlement (UE) 2024/1689, notamment de son article 25. Un usage contraire relève de la seule responsabilité du Client, qui deviendrait alors fournisseur du système au sens de ce règlement.

10.4 Transparence

V-labs conçoit le Service pour que les personnes qui échangent avec un Agent soient informées qu’elles interagissent avec une intelligence artificielle, et pour que les Contenus générés soient marqués. Le Client ne supprime ni ne masque ces mentions et marquages. Il informe V-labs de tout usage qui exposerait des personnes à des Contenus générés sans ces mentions.

10.5 Sources exclues par défaut

Sauf accord écrit, ne sont pas connectés : les messages et dossiers identifiés comme personnels, les communications des représentants du personnel et des organisations syndicales, les boîtes et dossiers dédiés aux ressources humaines ou à la santé.

11. Données du Client

Le Client conserve l’entière propriété de ses Sources, de la Mémoire constituée à partir de celles-ci et des Contenus générés. Ces données servent uniquement à fournir le Service au Client ; V-labs ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’IA. Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité ; pour les données confiées par le Client, V-labs agit en qualité de sous-traitant dans les conditions du contrat conclu avec le Client.

12. Propriété intellectuelle

Le Service, ses composants, ses logiciels et ses marques demeurent la propriété exclusive de V-labs, de même que les Agents et leurs configurations, y compris celles réalisées pour le Client. Les présentes CGU n’emportent aucune cession de droit de propriété intellectuelle au profit du Client, qui dispose d’un simple droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable pour la durée de son abonnement.

13. Disponibilité et évolutions

V-labs met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service. V-labs peut faire évoluer le Service, ses fonctionnalités et ses interfaces afin de l’améliorer ou de l’adapter à des contraintes techniques ou réglementaires. Des interruptions peuvent survenir, notamment pour maintenance ou en raison de prestataires tiers nécessaires au fonctionnement du Service (hébergement, fournisseurs de modèles d’IA, outils connectés, Assistants tiers).

14. Suspension

V-labs peut suspendre l’accès au Service, sans préavis en cas d’urgence, notamment en cas de manquement aux présentes CGU, d’usage portant atteinte à la sécurité ou à l’intégrité du Service, ou de contenu manifestement illicite. La suspension pour défaut de paiement et la limitation de l’usage à l’épuisement des crédits IA sont régies par les CGV.

15. Responsabilité

V-labs fournit le Service avec le soin raisonnable attendu d’un professionnel. Compte tenu de la nature du Service, V-labs ne garantit pas l’exactitude des Contenus générés et ne saurait être tenue responsable des conséquences d’un contenu utilisé par le Client, d’une Action exécutée conformément à la configuration validée par le Client ou validée par un Utilisateur, ni des traitements réalisés par les Assistants tiers. La responsabilité de V-labs s’apprécie dans les limites prévues par les CGV.

16. Modification des CGU

V-labs peut faire évoluer les présentes CGU. Les conditions applicables sont celles en vigueur à la date d’utilisation du Service ; toute modification substantielle est portée à la connaissance du Client.

17. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence des tribunaux du ressort du siège social de V-labs.