Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 23 octobre 2026
La présente politique décrit comment V-labs, éditeur des services Mahiyan (Mahiyan Brain et Mahiyan Agents), traite les données personnelles. Elle s’applique aux visiteurs du site mahiyan.com, aux prospects et aux clients. Elle présente aussi, à titre d’information, les traitements que V-labs réalise pour le compte de ses clients dans le cadre des services.
Responsable de traitement
Pour le site, la prospection et la relation commerciale, le responsable de traitement est V-labs (EURL), 3 Rue Auguste Rodin Bât 23, 28630 Le Coudray, France. Pour toute question relative à vos données : contact@v-labs.fr.
Cas particulier des données traitées dans le service Mahiyan
Lorsqu’une entreprise cliente connecte ses sources à Mahiyan (e-mails, réunions, échanges internes, documents, logiciels) ou utilise des agents, V-labs agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD : le client reste responsable de traitement de ses propres données et définit les sources connectées ainsi que la durée de conservation. Ces traitements sont encadrés par le contrat conclu avec le client et par l’accord de traitement des données annexé à son bon de commande. La section « Données traitées dans le service Mahiyan » ci-dessous en présente les grandes lignes ; elle ne remplace pas l’information que le client doit lui-même aux personnes concernées.
Données collectées et finalités
Pour le site, la prospection et la relation commerciale :
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
Données de navigation et de mesure d’audience, incluant un identifiant de mesure interne (cookie aid) | Comprendre l’usage du site et l’améliorer (statistiques de visite, analyse d’usage et rediffusion de session) | Consentement (recueilli via notre gestionnaire de consentement) |
| Données de mesure publicitaire (pixel Meta) | Mesurer l’efficacité de nos campagnes et améliorer notre communication | Consentement |
| Prénom, e-mail, numéro de portable si vous le renseignez et réponses saisies dans le questionnaire de diagnostic du site | Afficher et vous envoyer votre diagnostic, vous adresser nos conseils par e-mail et vous recontacter si vous le souhaitez | Consentement (opt-in) recueilli lors de la validation du questionnaire, que vous soyez client ou prospect ; vous pouvez le retirer à tout moment par le lien de désinscription des e-mails |
| Coordonnées et messages que vous nous transmettez (e-mail, WhatsApp), y compris vos échanges avec l’agent IA de Mahiyan sur WhatsApp | Répondre à vos demandes, échanger sur le service. Sur WhatsApp, l’agent IA de Mahiyan utilise le même modèle que les agents de l’interface web (Mistral AI par défaut) | Mesures précontractuelles / intérêt légitime |
| Informations de prise de rendez-vous (via iClosed) | Organiser une démonstration ou un échange | Mesures précontractuelles |
| Données de facturation et de gestion client | Gérer la relation contractuelle et nos obligations | Exécution du contrat / obligation légale |
En dehors du questionnaire de diagnostic, le site ne comporte pas de formulaire collectant directement vos données : les prises de contact se font via WhatsApp, e-mail ou la prise de rendez-vous iClosed.
Cookies et traceurs
Le site utilise un gestionnaire de consentement qui classe les traceurs en trois catégories. Les traceurs de mesure d’audience et de marketing ne sont déposés qu’après votre consentement et ne se chargent pas si vous le refusez ; le refus est aussi simple que l’acceptation. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le module de gestion du consentement accessible sur le site. Les cookies strictement nécessaires ne requièrent pas de consentement.
| Cookie | Catégorie | Finalité | Durée |
|---|---|---|---|
cc_cookie | Nécessaire | Mémorise votre choix de consentement | 6 mois |
aid | Nécessaire | Identifiant de mesure interne (first-party) | 13 mois |
au_content, au_campaign | Nécessaire | Rattache le parcours à la campagne d’origine (mesure interne, first-party) | Session |
_ga, _ga_* | Mesure d’audience | Statistiques de visite (Google Analytics) | 13 mois |
ph_*_posthog | Mesure d’audience | Analyse d’usage et rediffusion de session (PostHog) | 12 mois |
_fbp | Marketing | Mesure des conversions publicitaires (Meta) | 3 mois |
Données traitées dans le service Mahiyan
Cette section décrit, à titre d’information, les traitements que V-labs réalise en qualité de sous-traitant, pour le compte et sur instruction de ses clients.
Données concernées et finalités
- contenus des sources connectées par le client (e-mails, réunions, échanges internes, documents, données de logiciels métiers), qui peuvent contenir des données relatives à ses collaborateurs, à ses clients, à ses fournisseurs ou à d’autres correspondants ;
- mémoire construite par Mahiyan Brain à partir de ces sources ;
- demandes adressées au service, réponses produites, historiques et actions des agents ;
- comptes et droits d’accès des utilisateurs, journaux techniques et de sécurité.
Ces données sont traitées uniquement pour fournir les services au client : construire et interroger la mémoire de l’entreprise, exécuter les agents, appliquer les droits d’accès, assurer la sécurité et le support. V-labs ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’IA.
Modèles d’IA choisis par le client
Le client choisit, lors de la conception, le modèle d’IA utilisé par ses services : Mistral AI, appliqué par défaut, Anthropic (Claude) ou, lorsqu’il sera proposé, OpenAI (GPT). Le client peut changer de modèle en cours d’abonnement.
Les données stockées par le service sont hébergées en France, chez OVH. Pour construire la mémoire, produire une réponse ou exécuter une tâche, Mahiyan transmet au modèle choisi les contenus et les demandes nécessaires. Ces requêtes sont traitées par le fournisseur du modèle :
- avec Mistral AI, en France ou dans l’Union européenne ;
- avec Claude (Anthropic) ou GPT (OpenAI), en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces requêtes constituent alors un transfert de données hors de l’Union européenne (voir ci-dessous).
Les requêtes sont traitées selon les conditions d’utilisation professionnelle (API) du fournisseur concerné. Lorsque le client utilise sa propre clé d’API ou son propre abonnement chez un fournisseur, ce sont les conditions du contrat entre le client et ce fournisseur qui s’appliquent. De son côté, V-labs n’utilise pas les données confiées à Mahiyan pour entraîner des modèles.
Les traitements techniques annexes (indexation, recherche, transcription) sont réalisés sur les serveurs de V-labs ou par Mistral AI, quel que soit le modèle choisi.
Lorsque le client connecte une messagerie Microsoft 365, Mahiyan y accède par l’API Microsoft Graph, avec l’autorisation du client et dans la limite des sources qu’il a choisies. Microsoft est alors le fournisseur du client et non un sous-traitant de V-labs.
Utilisation depuis un assistant IA tiers
Lorsqu’un collaborateur du client interroge Mahiyan depuis l’assistant IA de son choix (ChatGPT, Claude ou un autre), sa demande et les informations que Mahiyan lui retourne passent par cet assistant. Elles sont traitées par l’éditeur de l’assistant, sous le compte et selon les conditions que le client ou son collaborateur ont acceptées auprès de cet éditeur. Cet éditeur n’est pas un sous-traitant de V-labs, qui n’est pas responsable de ces traitements. Les droits d’accès définis dans Mahiyan s’appliquent : le collaborateur ne reçoit que les informations auxquelles il est autorisé à accéder.
Droits des personnes concernées
Les personnes dont les données figurent dans les sources d’un client exercent leurs droits auprès de ce client, responsable de traitement. Si V-labs reçoit directement une demande, elle la transmet au client et l’aide à y répondre, dans les conditions du contrat.
Destinataires et sous-traitants
Vos données peuvent être traitées par les prestataires suivants, pour les seules finalités décrites.
Site, prospection et relation commerciale
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH | Hébergement du site | France |
| iClosed | Prise de rendez-vous | Voir l’éditeur iClosed |
| Stripe | Traitement des paiements (facturation des clients) | UE (Irlande), transferts encadrés |
| Resend, Inc. | Envoi des e-mails du questionnaire de diagnostic | Hors UE (États-Unis) |
| Mistral AI | Modèle d’IA utilisé par défaut par l’agent IA de Mahiyan sur WhatsApp | France / UE |
| Outils internes de gestion des balises et de suivi marketing | Mesure et amélioration de nos campagnes | France |
| PostHog | Analyse d’usage et rediffusion de session (soumises à votre consentement) | UE (Allemagne) |
| Google (mesure d’audience) | Audience du site | Hors UE (États-Unis) |
| Meta Platforms / WhatsApp | Canal WhatsApp et pixel publicitaire (mesure des conversions) | Hors UE (États-Unis) |
Service Mahiyan (sous-traitants ultérieurs)
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH | Hébergement des données du service et infrastructure de calcul | France |
| Scaleway | Mise à disposition de modèles d’IA en France, via ses serveurs GPU à la demande et son API | France |
| Mistral AI | Modèle d’IA par défaut, et traitements annexes (indexation, recherche, transcription) quel que soit le modèle choisi | France / UE |
| Anthropic | Modèles Claude, si le client choisit Claude | Hors UE (États-Unis) |
| OpenAI | Modèles GPT, lorsqu’ils seront proposés et si le client les choisit | Hors UE (États-Unis) |
| Meta Platforms / WhatsApp | Canal WhatsApp, lorsque le client l’utilise | Hors UE (États-Unis) |
| Resend, Inc. | E-mails du service (codes de connexion, invitations, e-mails envoyés par les agents) | Hors UE (États-Unis) |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | Suivi des erreurs techniques du service | Hors UE (États-Unis) |
Transferts hors Union européenne
Les données stockées par le service sont hébergées en France. Certains traitements impliquent toutefois un transfert hors de l’Union européenne :
- pour le site : la mesure d’audience Google et la mesure publicitaire Meta (toutes deux soumises à votre consentement), le canal WhatsApp (Meta) si vous l’utilisez et l’envoi des e-mails du questionnaire de diagnostic (Resend) ;
- pour le service : les requêtes envoyées au modèle Claude (Anthropic) ou GPT (OpenAI) lorsque le client choisit l’un de ces modèles, le canal WhatsApp lorsque le client l’utilise, l’envoi des e-mails du service (Resend) et le suivi des erreurs techniques (Sentry).
Ces transferts sont encadrés par les mécanismes prévus par le RGPD : décision d’adéquation (Data Privacy Framework) lorsque le destinataire y est certifié, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne. Resend, société américaine (Resend, Inc.) qui stocke les données aux États-Unis, est certifiée au Data Privacy Framework UE-États-Unis depuis mars 2025, et son accord de traitement prévoit les clauses contractuelles types.
Si vous ne souhaitez pas que vos échanges transitent par WhatsApp, vous pouvez utiliser l’interface web ou nous écrire par e-mail.
Pour la mesure d’audience, votre adresse IP est traitée sur notre serveur situé dans l’Union européenne : la géolocalisation approximative (pays, région) y est réalisée, puis l’adresse IP est anonymisée avant toute transmission à Google. Votre adresse IP n’est donc jamais transmise en clair aux serveurs de Google.
Durées de conservation
Site, prospection et relation commerciale
- Cookies et traceurs : selon les durées indiquées dans le tableau ci-dessus (de 3 à 13 mois).
- Mesure d’audience : durée limitée conforme aux recommandations de la CNIL (au plus 25 mois), puis suppression ou anonymisation.
- Preuve du consentement (acceptation comme refus) : conservée afin de démontrer la conformité, conformément aux recommandations de la CNIL.
- Prospects (prise de contact via le site, le questionnaire de diagnostic, WhatsApp ou la prise de rendez-vous) : 3 ans après le dernier contact.
- Clients : pendant la durée de la relation contractuelle, puis selon les durées légales applicables.
- Données de facturation : 10 ans (article L123-22 du Code de commerce).
Données du service Mahiyan
- Données du service (sources connectées, mémoire Brain, documents, historiques des agents) : conservées pendant toute la durée du contrat, sans suppression automatique par défaut. Le client choisit la profondeur d’historique importée lors de la conception personnalisée et peut, à tout moment, sur simple demande auprès de V-labs (ou depuis son espace lorsque cette fonctionnalité sera disponible), fixer une durée de conservation, déconnecter une source ou demander la suppression de données ; les données correspondantes sont alors supprimées de la mémoire sous 30 jours.
- Fin de contrat : pendant 30 jours, le client peut demander l’export de ses données. Elles sont ensuite supprimées définitivement sous 30 jours, puis effacées des sauvegardes dans les 30 jours suivants.
- Journaux techniques et de sécurité : 12 mois.
Sécurité
V-labs met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données : hébergement en France, données cloisonnées par entreprise cliente, droits d’accès par collaborateur, contrôle des accès.
Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Pour les exercer, écrivez à contact@v-labs.fr. Pour les données traitées dans le service Mahiyan pour le compte d’une entreprise cliente, adressez-vous en priorité à cette entreprise. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Mise à jour
Cette politique peut être amenée à évoluer. La date de dernière mise à jour figure en haut de page.