Conditions générales de vente

1. Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (CGV) régissent la souscription aux services Mahiyan, édités par V-labs (EURL, RCS Chartres 800 836 132, siège 3 Rue Auguste Rodin Bât 23, 28630 Le Coudray). Les services sont réservés aux professionnels : les CGV s’appliquent à tout professionnel (le « Client ») qui y souscrit pour les besoins de son activité. La souscription emporte acceptation sans réserve des présentes CGV.

Le contrat se compose du bon de commande ou du devis signé par le Client, des présentes CGV, des conditions générales d’utilisation (CGU) et de l’accord de traitement des données prévu à l’article 12. En cas de contradiction, le bon de commande ou le devis signé prévaut sur les CGV, et les CGV prévalent sur les CGU pour les conditions commerciales. L’accord de traitement des données prévaut pour la protection des données personnelles.

2. Description des services

Mahiyan comprend deux services, qui peuvent être souscrits séparément ou ensemble :

• Mahiyan Brain : une mémoire commune de l’entreprise, construite à partir des sources que le Client connecte au service (par exemple ses e-mails, ses réunions, ses échanges internes et ses documents). Les collaborateurs autorisés par le Client l’interrogent depuis l’interface Mahiyan, depuis WhatsApp lorsque ce canal est prévu, ou depuis un assistant IA tiers compatible (ChatGPT, Claude ou un autre).
• Mahiyan Agents : des agents d’intelligence artificielle configurés par l’équipe de V-labs pour un processus métier du Client et connectés à ses logiciels, selon leurs possibilités de connexion. Les agents préparent ou exécutent des tâches. Le Client définit les actions qu’un agent peut réaliser seul et celles qui sont soumises à la validation préalable d’un de ses collaborateurs (article 9).

Le périmètre souscrit (services, nombre d’agents, sources connectées, logiciels reliés, modèle d’IA choisi, nombre de collaborateurs pris en compte) est précisé dans le bon de commande ou le devis signé. Chaque agent fait l’objet d’une fiche de configuration annexée au bon de commande, qui décrit sa destination, les actions autorisées et les actions soumises à validation. Les connexions aux outils du Client et aux assistants IA tiers dépendent des possibilités techniques et des conditions de leurs éditeurs ; V-labs vérifie leur compatibilité avant la conception.

Des fonctionnalités complémentaires pourront être proposées ultérieurement. Leurs conditions, notamment tarifaires, seront précisées dans l’offre correspondante.

3. Souscription et conception

La souscription intervient après un échange commercial, par la signature d’un bon de commande ou l’acceptation d’un devis.

Chaque service est ouvert à l’issue d’une prestation de conception réalisée par l’équipe de V-labs : conception personnalisée pour Mahiyan Brain, conception et développement pour chaque agent. Selon les services souscrits, elle comprend notamment le choix et la connexion des sources, le paramétrage des droits d’accès, le choix du modèle d’IA (article 11), la configuration des agents (connexions, règles métier, actions autorisées et actions soumises à validation) et des tests réalisés avec le Client. Le Client choisit, lors de la conception, la profondeur d’historique importée dans Mahiyan Brain.

Le Client fournit dans des délais raisonnables les accès, informations et validations nécessaires. L’ajout ultérieur d’un agent donne lieu à une nouvelle prestation de conception et de développement. L’ajout d’une source, d’une connexion ou d’une configuration spécifique peut également en nécessiter une ; son prix est alors communiqué au Client avant l’ajout.

4. Prix

Le prix des services repose sur les éléments suivants :

• Abonnements, mensuels ou annuels (article 7) : l’abonnement à Mahiyan Brain et l’abonnement à chaque agent, les agents supplémentaires bénéficiant d’un tarif dégressif. La formule annuelle est proposée à un prix réduit par rapport à douze mensualités ;
• Conception, facturée une seule fois : conception personnalisée de Mahiyan Brain, conception et développement de chaque agent et, le cas échéant, de chaque nouvelle source ou connexion spécifique ;
• Crédits IA : une enveloppe mensuelle incluse dans l’abonnement (article 5) ;
• Packs de crédits supplémentaires, sur demande du Client.

Les prix publics indicatifs figurent sur la page Tarifs. Le prix applicable au Client est celui du bon de commande ou du devis signé. Les prix s’entendent hors taxes ; la TVA applicable est ajoutée selon la réglementation en vigueur.

La facturation suit la configuration choisie par le Client et ses évolutions : ajout ou retrait de Mahiyan Brain ou d’agents, ajout de sources, évolution du nombre de collaborateurs utilisant le service, packs de crédits. Les évolutions sont prises en compte sur la facture suivante. En formule annuelle, un ajout est facturé au prorata de la durée restante jusqu’à l’échéance, et un retrait prend effet à l’échéance. Le nombre de collaborateurs pris en compte est celui du bon de commande ; il est mis à jour à la demande du Client.

V-labs peut faire évoluer ses tarifs. Toute modification du prix d’un abonnement en cours est notifiée par écrit au Client au moins 30 jours avant son entrée en vigueur ; le Client qui la refuse peut résilier son abonnement avant cette date, dans les conditions de l’article 7. En formule annuelle, le prix est garanti jusqu’à l’échéance de la période en cours : une modification ne s’applique qu’à la période suivante et est notifiée au Client au moins trois mois avant l’échéance, afin qu’il puisse résilier dans le délai prévu à l’article 7.

5. Crédits IA

Les crédits IA couvrent la consommation des traitements d’intelligence artificielle réalisés par Mahiyan : traitement des informations issues des sources, questions posées à Mahiyan Brain, exécution des agents et traitements nécessaires aux automatisations, y compris lorsque la demande est formulée depuis un assistant IA tiers.

Chaque abonnement comprend une enveloppe mensuelle de crédits IA, exprimée en euros, partagée par l’ensemble des collaborateurs et des agents de l’entreprise. Son montant dépend des services souscrits, du nombre d’agents et de la taille de l’équipe ; il est indiqué dans le bon de commande ou le devis signé. Une interface de suivi de la consommation est disponible dans l’outil Mahiyan.

Les crédits inclus non consommés à la fin du mois ne sont pas reportés sur le mois suivant : ils sont perdus et ne donnent lieu à aucun remboursement.

Au-delà de l’enveloppe incluse, le Client peut commander des packs de crédits supplémentaires. Leur prix figure dans la proposition correspondante ; ils sont facturés à la commande. Les crédits d’un pack sont valables 30 jours à compter de son ajout.

Lorsque l’enveloppe du mois est épuisée et qu’aucun pack n’a été ajouté, un message d’erreur s’affiche et il n’est plus possible de générer de contenus ni d’utiliser les modèles d’IA, jusqu’au début du mois suivant ou jusqu’à l’ajout d’un pack.

Les abonnements et coûts propres aux assistants IA tiers utilisés par le Client (ChatGPT, Claude ou autres) ne sont pas compris dans le prix des services Mahiyan et restent à sa charge.

6. Facturation et paiement

Les abonnements mensuels sont facturés chaque mois, à terme à échoir. Les abonnements annuels sont facturés en une fois, au début de chaque période de 12 mois. Les frais de conception sont facturés à la commande, de même que les packs de crédits. Sauf accord particulier, le paiement intervient à réception de facture.

Les paiements sont traités par notre prestataire Stripe (carte bancaire ou prélèvement) ; V-labs ne conserve pas les données de votre carte bancaire, traitées de manière sécurisée par Stripe. Conformément aux articles L. 441-10 et suivants du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne des pénalités de retard au taux légal applicable entre professionnels ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

En cas de défaut de paiement persistant 15 jours après une mise en demeure restée sans effet, V-labs peut suspendre l’accès aux services jusqu’au paiement complet des sommes dues.

7. Durée et résiliation

Le Client choisit pour ses abonnements une formule mensuelle ou une formule annuelle, précisée dans le bon de commande ou le devis signé.

7.1 Formule mensuelle

Les abonnements mensuels sont souscrits sans durée minimale d’engagement. Ils sont conclus pour une période d’un mois, reconduite tacitement chaque mois.

Le Client peut résilier à tout moment tout ou partie de ses abonnements mensuels (Mahiyan Brain, un ou plusieurs agents) par e-mail à contact@v-labs.fr. La résiliation prend effet à la fin du mois civil en cours lorsque la demande est reçue au plus tard le 20 de ce mois ; à défaut, elle prend effet à la fin du mois civil suivant. Tout mois commencé reste dû et ne donne lieu à aucun remboursement au prorata. En cas de résiliation partielle, l’abonnement et l’enveloppe de crédits sont ajustés sur la facture suivante.

7.2 Formule annuelle

Les abonnements annuels sont souscrits pour une durée ferme de 12 mois à compter de leur ouverture. À l’échéance, ils sont reconduits tacitement pour une nouvelle période de 12 mois, au prix en vigueur pour cette période (article 4).

Le Client peut mettre fin à un abonnement annuel par e-mail à contact@v-labs.fr, reçu au plus tard deux mois avant l’échéance de la période en cours ; la résiliation prend alors effet à cette échéance. Passé ce délai, l’abonnement est reconduit pour 12 mois. Le Client peut, dans le même délai, demander à passer en formule mensuelle à compter de l’échéance.

Un abonnement annuel ne peut pas être résilié en cours de période, sauf résiliation pour manquement (article 16) : les sommes versées pour la période en cours restent acquises.

7.3 Dispositions communes

V-labs peut également résilier un abonnement moyennant un préavis écrit de 30 jours. Pour un abonnement annuel, la part du prix correspondant à la période non écoulée est alors remboursée au Client.

Les frais de conception rémunèrent une prestation réalisée au démarrage du service ou lors de l’ajout d’un agent ou d’une source. Une fois la conception réalisée, ils ne sont pas remboursables, y compris en cas de résiliation. Si le Client résilie avant la fin de la conception, 50 % de ces frais lui sont remboursés.

Pendant l’abonnement, les données du service sont conservées sans suppression automatique, sauf durée de conservation fixée par le Client. À la fin de l’abonnement, le Client peut demander l’export de ses données, qui sont ensuite supprimées selon les modalités et délais indiqués dans la politique de confidentialité.

8. Obligations du Client

Le Client :

• garantit disposer des droits et autorisations nécessaires sur les sources, comptes et logiciels qu’il connecte au service ;
• informe, en sa qualité de responsable de traitement, les personnes dont les données figurent dans les sources connectées, notamment ses collaborateurs, et accomplit les formalités qui lui incombent (par exemple, le cas échéant, l’information ou la consultation des représentants du personnel avant la connexion de messageries professionnelles) ;
• définit les droits d’accès de ses collaborateurs et les actions autorisées pour chaque agent, et les tient à jour ;
• vérifie les éléments importants des contenus produits par le service avant de les utiliser ;
• utilise le service de manière licite et conformément aux CGU.

9. Agents et actions

Les actions qu’un agent peut exécuter sont définies avec le Client lors de sa configuration et vérifiées avec lui pendant les tests. Les actions sensibles (par exemple l’envoi d’un devis ou la modification d’informations sensibles) peuvent être soumises à la validation préalable d’un collaborateur du Client. Les actions exécutées conformément à la configuration validée par le Client, ou validées par l’un de ses collaborateurs, sont réalisées pour son compte et sous sa responsabilité.

Le Client peut demander à tout moment la désactivation d’un agent. La modification des actions autorisées peut nécessiter une nouvelle configuration.

10. Disponibilité et support

V-labs met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité des services. Des interruptions peuvent survenir, notamment pour maintenance ou en raison des prestataires tiers nécessaires à leur fonctionnement (hébergement, fournisseurs de modèles d’IA, outils connectés).

Un support unique est inclus dans l’abonnement, quels que soient les services souscrits. Il est assuré les jours ouvrés, par e-mail à contact@v-labs.fr et par téléphone au 02 34 40 10 42, sans délai de réponse garanti.

11. Modèles d’intelligence artificielle

Lors de la conception, le Client choisit le modèle d’IA utilisé par ses services parmi ceux proposés par V-labs : Mistral AI, appliqué par défaut, Anthropic (Claude) et, lorsqu’il sera proposé, OpenAI (GPT). Le Client peut changer de modèle en cours d’abonnement ; les conditions de facturation du modèle choisi s’appliquent alors, certains modèles consommant davantage de crédits IA que d’autres.

Les données du service sont stockées en France. Les requêtes envoyées au modèle choisi sont traitées par son fournisseur, selon ses conditions d’utilisation professionnelle (API) ou, lorsque le Client utilise sa propre clé d’API ou son propre abonnement chez ce fournisseur, selon le contrat qui les lie. Si le Client choisit Claude ou GPT, ces requêtes sont traitées par Anthropic ou OpenAI, en dehors de l’Union européenne. Les fournisseurs concernés, les transferts et leurs garanties sont décrits dans la politique de confidentialité.

12. Données personnelles

Le traitement des données est décrit dans notre politique de confidentialité. Pour les données que le Client confie au service, V-labs agit en qualité de sous-traitant et le Client en qualité de responsable de traitement. V-labs ne traite ces données que sur instruction du Client et pour la seule fourniture des services. Les conditions de ce traitement sont précisées dans un accord de traitement des données conforme à l’article 28 du RGPD, annexé au bon de commande.

Le Client autorise V-labs à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés dans la politique de confidentialité, dont le fournisseur du modèle d’IA qu’il a choisi. V-labs l’informe de tout ajout ou remplacement envisagé ; le Client peut s’y opposer.

13. Propriété intellectuelle

Les services Mahiyan, leurs composants, leurs logiciels et leurs marques demeurent la propriété exclusive de V-labs, de même que les agents et leurs configurations, y compris celles réalisées pour le Client, et les méthodes développées par V-labs pour la conception et le développement.

Le Client conserve l’entière propriété de ses données et du contenu de Mahiyan Brain : les sources qu’il connecte, la mémoire constituée à partir de celles-ci et les contenus générés. Ces données servent uniquement à lui fournir les services ; V-labs ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’IA.

14. Responsabilité

Les services reposent sur l’intelligence artificielle : ils peuvent produire des réponses incomplètes ou incorrectes. Le Client vérifie les éléments importants avant de les utiliser et définit les actions soumises à validation.

La responsabilité de V-labs ne saurait être engagée pour les conséquences d’un contenu utilisé par le Client, ni pour une action exécutée conformément à la configuration validée par le Client ou validée par l’un de ses collaborateurs. Elle ne l’est pas davantage pour les traitements réalisés par les assistants IA tiers et les outils du Client, qui relèvent de leurs éditeurs. En tout état de cause, la responsabilité de V-labs est limitée aux montants payés par le Client au titre des 12 derniers mois.

15. Confidentialité

Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des informations échangées dans le cadre de la relation contractuelle.

16. Résiliation pour manquement

En cas de manquement grave de l’une des parties non réparé dans un délai de 30 jours après mise en demeure, l’autre partie peut résilier le contrat de plein droit.

17. Modification des CGV

V-labs peut faire évoluer les présentes CGV. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de la commande. Une nouvelle version s’applique aux abonnements en cours après sa notification au Client, dans le délai prévu à l’article 4 pour les évolutions de prix ; le Client qui la refuse peut résilier son abonnement avant son entrée en vigueur.

18. Droit applicable et juridiction

Les présentes CGV sont régies par le droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence des tribunaux du ressort du siège social de V-labs.